A ferramenta de email é imprescindível na vida de qualquer profissional. Seja para enviar uma proposta a um cliente, ou até mesmo como forma de comunicação interna com a equipa de trabalho.

Organizar a caixa de email pode ser uma forma muito eficaz de otimizar o dia a dia do profissional seja de Secretariado, de Assessoria ou de qualquer outra área, especialmente se o mesmo costuma usar essa ferramenta como um canal principal de comunicação.

Seja para o trabalho ou estudo, existem algumas dicas que irão ajudar na organização dos emails:

1. Separe um tempo para ler e responder emails – em primeiro lugar, para não deixar emails acumularem na caixa de entrada, separe alguns minutos do seu dia para ler e responder aos mesmos.

2. Defina regras para categorizar os emails – é possível criar regras para categorizar os emails de acordo com a ação e prioridade dos mesmos. Emails que requerem resposta urgente, têm preferência sobre os demais, por exemplo.

3. Crie pastas para organizar a caixa de email – depois de criar regras de prioridade para agrupar e responder os emails, pode organizá-los em pastas. Crie uma organização que faça sentido para sua rotina e tente seguir essas definições.

4. Organize uma limpeza periódica nos emails – de tempos em tempos é necessário organizar uma limpeza na caixa de emails e excluir os emails que já não fazem sentido deixar guardado.

5. Evite misturar emails profissionais com pessoais – se possível, mantenha as contas de email profissional e pessoais separadas. Dessa forma, evita distrações no trabalho com assuntos particulares e garante mais produtividade no seu trabalho.

6. Use e abuse de filtros anti spam – faça dos filtros de spam um dos seus aliados, assim é possível livrar-se de mensagens indesejadas e que afetam a sua produtividade.

Em suma, com a utilização destas técnicas poderá usufrui de uma gestão de tempo que lhe permita concentra-se noutras tarefas e evitar desperdício com a caixa de email.